Reunião de condomínio virtual é solução para pandemia

As reuniões de condomínio virtuais, estão sendo uma ótima opção para os condomínios que tiveram que buscar soluções para continuar realizando as reuniões dos moradores e respeitar as orientações da OMS de isolamento social.

Mesmo estando em casa, os síndicos e responsáveis pelos condomínios precisam continuar os cuidados em relação ao Coronavírus, principalmente em relação ao uso das áreas comuns e circulação dos moradores. As reuniões de condomínio fazem parte da rotina e para seguir todas as orientações e não oferecer nenhum risco aos moradores, os síndicos e conselheiros tiveram que pensar em uma nova solução, muitas reuniões foram canceladas, mas existem alguns assuntos que precisam ser resolvidos e direcionados com o aval de todos os moradores.  

Para evitar as aglomerações nas assembleias, muitos condomínios estão optando por fazer de forma virtual, assim todos podem participar no conforto e segurança das suas casas. Essa nova forma de reunião já era uma tendência observada pelos administradores dos condomínios e com a pandemia de Covid-19 acabou sendo acelerada. 

No âmbito jurídico não há nenhum impedimento para que as reuniões sejam feitas de forma virtual, o ideal é que o síndico ou responsável pelo condomínio entre em contato com algum parceiro jurídico e assim organize as normas internas de acordo com a realidade do condomínio, caso julgue necessário.  

Em 10 de junho de 2020 foi aprovada a nova lei 14.010, que prevê algumas mudanças emergenciais para o ano de pandemia. O artigo 5.º explica que as assembleias podem ser realizadas por meio eletrônicos, independente de previsão nos atos constitutivos da pessoa jurídica. A manifestação dos participantes pode ocorrer por qualquer meio eletrônico indicado pelo síndico, desde que assegure a identificação do participante e segurança do voto. E esta assembleia tem valor igual ao de uma com assinatura presencial.  

Benefícios  

Não é novidade que poucas pessoas gostam ou tem disponibilidade para participar das reuniões de condomínio presenciais, tanto que geralmente apenas 15% dos convocados comparece às assembleias. Com as reuniões acontecendo de forma virtual, as pessoas podem participar do conforto das suas casas e isso aumenta o número de participantes. Além de não ocorrer aquelas famosas brigas na reunião de condomínio, tudo é mediado de forma organizada, segura e confortável para os participantes.  

As reuniões virtuais são mais ágeis, objetivas e assertivas, pois não há tanta perda de tempo com conversas paralelas e todos os participantes irão focar nas pautas.  

Como fazer uma assembleia virtual 

Muitas coisas são variáveis de um condomínio para o outro, alguns podem optar por utilizar a assembleia virtual apenas para assuntos menos polêmicos e que talvez possam ser anulados judicialmente. 

Para que a assembleia ocorra de forma correta o primeiro passo é garantir que todos os condôminos sejam convocados para assembleia, para que não seja anulada, o síndico tem que garantir que ninguém ficou de fora.  

No ambiente virtual a segurança deve ser um dos maiores pontos de atenção, por isso seguir alguns passos é muito importante.  

• Escolha uma plataforma segura: 

Ao convocar uma assembleia virtual, o síndico deve se preocupar em escolher uma plataforma segura, acessível e à prova de fraudes. É necessário que cada condômino tenha a sua assinatura eletrônica ou possa comprovar sua presença e voto de forma segura. Algumas empresas, já oferecem ferramentas específicas para reuniões de condomínio ‘online, com local específico para exposição das pautas e votação.  

• Realizar a contagem de votos:  

A ferramenta deve possibilitar a contagem de votos, de forma segura e prática.  

• Recolhimento das documentações  

A coleta dos documentos deve ser feita de forma organizada e antecipada para garantir a participação identificação de todos.  

• Capacitação dos envolvidos 

Novas formas de organização exigem adaptação de todos por isso é preciso treinar e realizar testes para que as assembleias funcionem de formas efetivas. Condomínios com pessoas idosas, por exemplo, é necessário treiná-los, pois alguns podem não ter tanta facilidade com os meios eletrônicos.  

• Garantia da participação de todos 

É importante que o síndico verifique a possibilidade da participação de todos e possíveis problemas como dificuldade de acesso à internet ou algum outro problema particular.  

Modalidades de assembleia virtual 

Elas dependem da escolha da administradora e ferramenta utilizada.  

• On-line (ao vivo): No estilo de live, pode ocorrer em videoconferência, ou em ferramentas específicas e as pessoas podem se comunicar via chat.  
• Virtual aberta: Pode durar mais de um dia e é feito em um ambiente digital aberto, as pessoas acessam no prazo determinado e fazem seus apontamentos. O site é previamente preparado para cada assembleia com todos os conteúdos, pautas, fórum de debate, enquetes, arquivos de apoio e o que o responsável julgar necessário, para auxiliar os participantes na votação.  
• Híbrida ao vivo: A assembleia presencial ocorre em paralelo à virtual, como se fosse uma transmissão, mas que permite a participação de quem optou por participar apenas on-line.  
• Híbrida aberta: No mesmo estilo da virtual aberta, os apontamentos realizados no site são feitos antes da reunião presencial, então os itens da pauta são discutidos e votados de forma online e são levados à assembleia presencial.  

As últimas duas podem ser uma solução pós pandemia para que mais pessoas participem das reuniões. Especialistas acreditam que quando os condomínios começarem a utilizar a assembleia virtual, dificilmente voltem para a forma presencial.  

Algumas dúvidas podem surgir durante esse processo, por exemplo, em relação à ata e o registro dela em cartório. A resposta é bem simples, a ata é feita da forma normal, como se fosse uma assembleia presencial e para fazer o registro segue da forma comum, imprime a ata, presidente e secretário (a) assinam e protocolam no cartório.  

Em caso de procuração pode ser enviada via e-mail ou através de áudios e vídeos dependendo da plataforma. Alguns sistemas permitem o credenciamento prévio dos procuradores. Em qualquer das opções é necessário a validação do presidente da assembleia.  

Conte com a Attento para auxiliar nas suas reuniões virtuais de condomínio, podemos pensar juntos a melhor opção. Solicite seu orçamento que iremos entrar em contato para oferecer a melhor gestão condominial do Mato Grosso.