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foto mulher assistindo uma reunião de condominio virtual

As reuniões de condomínio virtuais, estão sendo uma ótima opção para os condomínios que tiveram que buscar soluções para continuar realizando as reuniões dos moradores e respeitar as orientações da OMS de isolamento social.

Mesmo estando em casa, os síndicos e responsáveis pelos condomínios precisam continuar os cuidados em relação ao Coronavírus, principalmente em relação ao uso das áreas comuns e circulação dos moradores. As reuniões de condomínio fazem parte da rotina e para seguir todas as orientações e não oferecer nenhum risco aos moradores, os síndicos e conselheiros tiveram que pensar em uma nova solução, muitas reuniões foram canceladas, mas existem alguns assuntos que precisam ser resolvidos e direcionados com o aval de todos os moradores.  

Para evitar as aglomerações nas assembleias, muitos condomínios estão optando por fazer de forma virtual, assim todos podem participar no conforto e segurança das suas casas. Essa nova forma de reunião já era uma tendência observada pelos administradores dos condomínios e com a pandemia de Covid-19 acabou sendo acelerada. 

No âmbito jurídico não há nenhum impedimento para que as reuniões sejam feitas de forma virtual, o ideal é que o síndico ou responsável pelo condomínio entre em contato com algum parceiro jurídico e assim organize as normas internas de acordo com a realidade do condomínio, caso julgue necessário.  

Em 10 de junho de 2020 foi aprovada a nova lei 14.010, que prevê algumas mudanças emergenciais para o ano de pandemia. O artigo 5.º explica que as assembleias podem ser realizadas por meio eletrônicos, independente de previsão nos atos constitutivos da pessoa jurídica. A manifestação dos participantes pode ocorrer por qualquer meio eletrônico indicado pelo síndico, desde que assegure a identificação do participante e segurança do voto. E esta assembleia tem valor igual ao de uma com assinatura presencial.  

Benefícios  

Não é novidade que poucas pessoas gostam ou tem disponibilidade para participar das reuniões de condomínio presenciais, tanto que geralmente apenas 15% dos convocados comparece às assembleias. Com as reuniões acontecendo de forma virtual, as pessoas podem participar do conforto das suas casas e isso aumenta o número de participantes. Além de não ocorrer aquelas famosas brigas na reunião de condomínio, tudo é mediado de forma organizada, segura e confortável para os participantes.  

As reuniões virtuais são mais ágeis, objetivas e assertivas, pois não há tanta perda de tempo com conversas paralelas e todos os participantes irão focar nas pautas.  

Como fazer uma assembleia virtual 

Muitas coisas são variáveis de um condomínio para o outro, alguns podem optar por utilizar a assembleia virtual apenas para assuntos menos polêmicos e que talvez possam ser anulados judicialmente. 

Para que a assembleia ocorra de forma correta o primeiro passo é garantir que todos os condôminos sejam convocados para assembleia, para que não seja anulada, o síndico tem que garantir que ninguém ficou de fora.  

No ambiente virtual a segurança deve ser um dos maiores pontos de atenção, por isso seguir alguns passos é muito importante.  

  • Escolha uma plataforma segura: 

Ao convocar uma assembleia virtual, o síndico deve se preocupar em escolher uma plataforma segura, acessível e à prova de fraudes. É necessário que cada condômino tenha a sua assinatura eletrônica ou possa comprovar sua presença e voto de forma segura. Algumas empresas, já oferecem ferramentas específicas para reuniões de condomínio ‘online, com local específico para exposição das pautas e votação.  

  • Realizar a contagem de votos:  

A ferramenta deve possibilitar a contagem de votos, de forma segura e prática.  

  • Recolhimento das documentações  

A coleta dos documentos deve ser feita de forma organizada e antecipada para garantir a participação identificação de todos.  

  • Capacitação dos envolvidos 

Novas formas de organização exigem adaptação de todos por isso é preciso treinar e realizar testes para que as assembleias funcionem de formas efetivas. Condomínios com pessoas idosas, por exemplo, é necessário treiná-los, pois alguns podem não ter tanta facilidade com os meios eletrônicos.  

  • Garantia da participação de todos 

É importante que o síndico verifique a possibilidade da participação de todos e possíveis problemas como dificuldade de acesso à internet ou algum outro problema particular.  

Modalidades de assembleia virtual 

Elas dependem da escolha da administradora e ferramenta utilizada.  

  • On-line (ao vivo): No estilo de live, pode ocorrer em videoconferência, ou em ferramentas específicas e as pessoas podem se comunicar via chat.  
  • Virtual aberta: Pode durar mais de um dia e é feito em um ambiente digital aberto, as pessoas acessam no prazo determinado e fazem seus apontamentos. O site é previamente preparado para cada assembleia com todos os conteúdos, pautas, fórum de debate, enquetes, arquivos de apoio e o que o responsável julgar necessário, para auxiliar os participantes na votação.  
  • Híbrida ao vivo: A assembleia presencial ocorre em paralelo à virtual, como se fosse uma transmissão, mas que permite a participação de quem optou por participar apenas on-line.  
  • Híbrida aberta: No mesmo estilo da virtual aberta, os apontamentos realizados no site são feitos antes da reunião presencial, então os itens da pauta são discutidos e votados de forma online e são levados à assembleia presencial.  

As últimas duas podem ser uma solução pós pandemia para que mais pessoas participem das reuniões. Especialistas acreditam que quando os condomínios começarem a utilizar a assembleia virtual, dificilmente voltem para a forma presencial.  

Algumas dúvidas podem surgir durante esse processo, por exemplo, em relação à ata e o registro dela em cartório. A resposta é bem simples, a ata é feita da forma normal, como se fosse uma assembleia presencial e para fazer o registro segue da forma comum, imprime a ata, presidente e secretário (a) assinam e protocolam no cartório 

Em caso de procuração pode ser enviada via e-mail ou através de áudios e vídeos dependendo da plataforma. Alguns sistemas permitem o credenciamento prévio dos procuradores. Em qualquer das opções é necessário a validação do presidente da assembleia.  

Conte com a Attento para auxiliar nas suas reuniões virtuais de condomínio, podemos pensar juntos a melhor opção. Solicite seu orçamento que iremos entrar em contato para oferecer a melhor gestão condominial do Mato Grosso.  

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