Síndico, o último trimestre está chegando ao fim! Esteja atento às obrigações de fim de ano!
Estamos chegando ao fim do último trimestre do ano, e engana-se quem pensa que as obrigações do síndico ficam limitadas às decorações e festas de final de ano. Precisamos falar das obrigações de fim de ano e do planejamento 2023!
Além de todas as movimentações festivas, o síndico precisa estar envolvido em concluir as obrigações de 2022, e planejar como será o ano de 2023.
Este conteúdo vai ajudá-lo a se organizar nesta reta final e não deixar tudo para última hora!
Boa leitura.
Obrigações do síndico no último trimestre de 2022
O fim do ano, sem sombra de dúvidas, é o período mais complexo para o síndico. É o momento em que ele precisa concluir todas as obrigações de 2022 e preparar a previsão orçamentária de 2023.
Por isso, preparamos um guia para orientá-lo sobre as principais obrigações desta reta final.
Gastos de final de ano
Dezembro é o mês em que as contas do condomínio tendem a ficar mais altas. Gastos com decoração de Natal, 13º salário, bonificações a funcionários e fornecedores, são alguns custos característicos dessa época do ano.
Agora é o momento de avaliar a situação financeira do condomínio, e identificar se o caixa terá dinheiro suficiente para a quitação das contas comuns e extras. Caso contrário, esse também será o momento de uma assembleia extraordinária para reforçar o capital.
Manutenções prediais
No final do ano, é intensificado o uso das áreas comuns e de lazer do condomínio. Por isso, o síndico precisa realizar a manutenção preventiva destas áreas. Piscinas, quadras poliesportivas e salão de jogos são áreas, por exemplo, que normalmente precisam receber manutenção.
Também devem ser revisados os prazos para a dedetização e limpeza de caixa d’água, para que sejam feitos antes do começo do ano.
Inadimplência de final de ano
É comum que no final de todo ano o número de inadimplência nos pagamentos das taxas de condomínio aumente significativamente nesse período.
A melhor alternativa para este caso é adiantar a data de cobrança do boleto, para que os condôminos façam o pagamento antes das viagens.
Prestação de contas do condomínio
Na assembleia condominial ordinária deve ser realizada a prestação das contas do condomínio.
A pasta de prestação de contas do condomínio é algo de extrema importância para que a gestão do condomínio seja eficiente. Nela devem estar todos os documentos relacionados às movimentações financeiras e também devem conter os documentos que comprovem tudo o que foi feito no condomínio.
Com as notas fiscais, recibos de pagamentos, declaração de valores recebidos e entre outros, essa pasta apresenta com transparência onde o dinheiro dos condôminos tem sido usado.
É nesta pasta também que constam informações dos condôminos inadimplentes e todo o processo de negociação que tem sido feito para que os valores devidos sejam pagos o quanto antes.
Todos os condôminos devem ter acesso à pasta, no entanto, a prioridade é dada aos conselheiros do condomínio. Além disso, é preciso que ela fique guardada em um ambiente seguro (seja físico ou virtual).
Previsão orçamentária condominial
É um documento que cabe ao síndico elaborar, e sua obrigação está prevista no Código Civil. É um documento complexo, que demanda muita atenção e paciência, e que precisa indicar todos os custos que são previstos para o próximo ano.
É uma previsão que implica diretamente no reajuste da taxa do condomínio, e para que não ocorram furos, precisa ser muito bem planejada.
Para elaborar a previsão orçamentária do condomínio, deve-se considerar:
- Gastos e inadimplência do ano anterior;
- Custos com funcionários (férias, 13º salário, etc);
- Contratos e suas renovações;
- Melhorias a serem feitas no condomínio;
- Imprevistos que podem ocorrer.
A previsão orçamentária deve ser aprovada em assembleia ordinária.
Assembleia ordinária
Como determina o Código Civil, uma assembleia ordinária deve ser realizada no começo do ano. Apesar de ser realizada somente em janeiro, esse também é o momento de ela começar a ser preparada.
Nessa assembleia, além de ser apresentada a pasta com a prestação de contas do ano anterior e a previsão orçamentária, acontece a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal.
A convocação da assembleia ordinária deve acontecer com antecedência, respeitando o prazo que está previsto na convenção.
Esteja atento! Não perca prazos e nem obrigações!
As funções do síndico são complexas e demandam muita atenção, por isso é fundamental que o síndico conte com a ajuda de uma administradora de condomínios especializada.
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