Síndico: você tem um checklist padrão para cotar preços de serviços e produtos?
A compra de materiais e a contratação de serviços são tarefas realizadas com frequência por síndicos. Mas isso não quer dizer que sejam tarefas simples.
Encontrar o melhor fornecedor, com o melhor orçamento e prazo, demanda muita pesquisa e atenção, e a escolha errada pode trazer grandes prejuízos para o condomínio.
No entanto, existe uma forma de otimizar o processo de compra: usar um checklist padrão para cotar preços de serviços e produtos.
É por isso que preparamos este conteúdo, para ajudar você – síndico – a elaborar um checklist para realizar as próximas cotações.
Boa leitura.
Por que ter um checklist padrão para realizar cotações em um condomínio?
Padronizar processos em um condomínio é fundamental para manter a organização e transparência, e isso deve se estender às compras de produtos e contratações de serviços.
A falta de planejamento faz com que muitos síndicos busquem por fornecedores sem nenhum critério, deixando a tarefa ainda mais árdua.
Além disso, sem um checklist padrão de cotação, o síndico pode ter problemas como comprar a quantidade de material errada, ou contratar um serviço sem necessidade.
No entanto, com um checklist padrão, o síndico aumenta a eficiência no processo de compras e contratação, garantindo que as demandas do condomínio sejam devidamente atendidas.
Síndico: saiba como elaborar um checklist padrão de cotação
Para ajudá-lo a preparar um checklist padrão, separamos alguns passos essenciais para o processo de cotação de compra de produtos e contratação de serviços para o condomínio. Vamos lá?
Check-list para cotação de preços de produtos para o condomínio
1 – Defina o produto que deve ser comprado
Parece óbvio dizer isso, mas definir exatamente o produto que o condomínio precisa, não abre margem para variações (como marcas, material, etc.).
Além disso, caso seja um produto que demande conhecimento técnico, é importante que o síndico consulte um especialista para tirar todas as dúvidas antes.
2 – Defina a quantidade
São produtos de uso contínuo? Caso a resposta seja “sim”, consulte a quantidade em estoque e para qual período a compra deve ser feita.
3 – Faça pelo menos 3 cotações
Para que o condomínio não perca dinheiro, nunca aceite a proposta de um só fornecedor. É essencial que sejam realizadas, no mínimo, 3 cotações.
Ao realizar a cotação é importante solicitar ao fornecedor as seguintes informações:
- Prazo de entrega após o aceite da proposta;
- Condição de pagamento;
- Prazo de pagamento.
4 – Escolha o fornecedor
A escolha do fornecedor deve ser feita pelo síndico através da comparação das condições propostas por cada um. Esse comparativo permite ao síndico identificar a empresa que oferece o melhor custo-benefício ao condomínio.
Checklist para cotação de preços de serviços para o condomínio
1 – Entenda a necessidade
O síndico precisa identificar, antes de tudo, o motivo que gerou a necessidade de contratar o serviço. Isso é fundamental para que o prestador de serviço adequado seja contratado.
2 – Defina o período do contrato
Trata-se de um serviço pontual ou recorrente? Definir este ponto é fundamental para que o condomínio não pague por um serviço que não será usado com frequência.
3 – Faça pelo menos 3 cotações
Assim como para a compra de materiais, o síndico também deve realizar no mínimo 3 cotações para a contratação do serviço.
Além de solicitar ao fornecedor informações como prazo para início e conclusão do serviço, datas e condições de pagamento, também deve se certificar de que o prestador tem a qualificação necessária para desempenhar a atividade.
4 – Escolha o fornecedor
O síndico deve realizar a escolha comparando as propostas recebidas e identificando a que melhor atende a necessidade do condomínio.
Porém, diferente da compra de materiais, o síndico precisa ter alguns cuidados ao contratar uma empresa de prestação de serviços terceirizados:
- Consultar a lista de clientes que já foram atendidos, certificando-se da qualidade do serviço prestado;
- Realizar uma pesquisa para identificar se não há problemas judiciais ou reclamações;
- Certificar-se de que a empresa não paga salários inferiores ao piso da categoria aos seus funcionários;
- Avaliar cuidadosamente o contrato, inclusive, se há cláusula que contemple seguro de vida e contra acidentes aos funcionários.
Como a Attento pode te ajudar
Como você viu, o checklist padrão para cotação de produtos e serviços permite que o síndico realize compras e contratações de forma ágil, sem deixar etapas importantes de lado.
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